Outlook organisieren

Wie Sie Ihre Arbeit mit Outlook organisieren 

In diesem kurzen Artikel möchte ich Ihnen vorstellen, wie Sie Ihre geschäftlichen Dinge und Ihr Privatleben besser mit Outlook organisieren, aber auch wo Sie vielleicht besser andere Tools einsetzen.

Dabei konzentriere ich mich auf die wichtigsten und damit auch einfachsten Tipps und Vorgehensweisen. Außerdem gebe ich Ihnen Hinweise zur Verknüpfung mit Ihrem Smartphone damit Sie wirklich profitieren indem Sie mit Outlook organisieren.

Ich selbst arbeite seit Jahren mit Outlook für meine E-Mail-Verwaltung, meinen Kalender und alle meine persönlichen Kontakte:

1. E-Mail-Verwaltung

   Die Mailverwaltung erlaubt mir die Verwaltung mehrerer Mailadressen gleichzeitig, so dass ich alle meine Mails direkt zu Hand habe und flexibel verwalten kann.

   Damit vermeide ich unnötige Komplexität indem ich mich bei mehreren E-Mail-Konten anmelden und abmelden muss oder Gefahr laufe einmal ein E-Mail-Konto zu vergessen. Grundsätzlich beschränke ich mich dabei auf drei E-Mail-Adressen: eine allgemeine berufliche-, eine persönliche berufliche- und eine private-E-Mail-Adresse.

   Parallel habe ich auf diese E-Mail-Konten auch über mein Smartphone Zugriff, so dass ich auch unterwegs jederzeit Handlungsfähig bin oder Reisezeiten zur Überprüfung meiner E-Mails nutzen kann, wenn ich will – Hierbei bitte auf das bewusst gewählte Wording achten: Mir ist es wichtig, das Thema persönliche Erreichbarkeit so zu nutzen, wie es für mich von Vorteil ist und zu vermeiden, dass es wie bei vielen Menschen heutzutage zu einem signifikanten, negativen Stressfaktor führt.

2. Kalender

   Meinen Outlook-Kalender enthält alle meine beruflichen und persönlichen Termine aber auch nur und ausschließlich Termine. Aller ToDo’s und Aufgaben verwalte ich mit Evernote, weil mir das dank meiner Methodik eine deutlich flexiblere Verwaltung erlaubt und trotzdem sicherstellt, dass mir nichts durch die Lappen geht.

   Zusätzlich hat es den Vorteil, dass ich durch die Nutzung mit Outlook ohne Probleme auch ohne Internet-Verbindung arbeiten und andere Teilnehmer elektronisch einladen kann.

    

3. Kontakte

   Meine beruflichen und privaten Kontakte verwalte ich ebenfalls mit Outlook.

   Hier sprechen mich insbesondere die sehr gute Suchfunktion sowie die einfache Erstellung neuer Kontakte an. So nutze ich z.B. häufig die „Kopier- und Einfügfunktion“ aus einer E-Mail-Signatur, womit ich einen neuen Kontakt in wenigen Sekunden mit allen relevanten Daten erstellt habe.

    

4. Kontakte und Termine für unterwegs

   Um meinen Kontakte und Termine auch unterwegs immer zur Hand zu haben synchronisiere ich Outlook mit Google. Dies war bis vor kurzem über eine kostenlose Funktionalität möglich, welche Google aber zum 01.08.2014 eingestellt hat (welche misslungenes Geschenk zu meinem Geburtstag ).

   Ich habe dann aber rasch einen hervorragenden Ersatz gefunden. Heute nutze ich die Software „gSyncit“ welche alle meine Termine und Kontakte zwischen Outlook und meinem Google-Konto synchronisiert, so dass ich beides sowohl auf dem Laptop als auch auf dem Smartphone jederzeit verfügbar habe.

   Die Software wird für eine einmalige Lizenzgebühr von US$ 19,99 zur Verfügung gestellt und ist damit auch wieder recht günstig.

So ich denke, damit habe ich Ihnen sicher einige interessante Tools vorstellen können, welche ich persönlich seit Jahren erfolgreich nutze um meine Organisation zu optimieren.

Ich bin überzeugt, dass in Verbindung mit der richtigen Konzeption und dem richtigen Selbstmanagement diese Tools auch Ihre persönliche Produktivität um mindestens 30% bis zu 50% oder mehr steigern können. Damit erreichen auch Sie mehr Erfolg, Gelassenheit und Freiräume für das was Ihnen persönlich wichtig ist.

Bei Fragen hierzu kommen Sie gern jederzeit unter ms@karriere-berufung.de auf mich zu.

Mehr Tipps zu Produktivitäts-Tools finden Sie auf der Blog-Parade von Ivan Blattner: Hier