Meetings organisieren

Wie Sie Meetings organisieren und wirklich zu Ergebnissen kommen

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Sie alle kennen das ärgerliche Thema Meetings organisieren: Sie sind mitten in einer Aufgabe, einem Telefonat und müssen in das nächste Meeting – um wie viel ärgerlicher ist es wenn Sie dann auch noch aus dem Meeting heraus kommen und sich fragen, warum Sie überhaupt hingegangen sind – oder sich diese Frage vielleicht schon stellen, bevor Sie überhaupt los gehen!

Häufig ist die Teilnahme an einem Meeting für einzelne Teilnehmer nicht effizient, der Beginn und noch häufiger das Ende verspätet und die erreichten Ergebnisse nicht zufriedenstellend.

Dabei steckt in richtig organisierten Meetings unglaubliches Potential. (… lesen Sie mehr) Hier besteht die Möglichkeit gemeinsam und unter Einbezug aller Betroffenen bzw. der richtigen Experten schnell und effizient zu Lösungen zu kommen. Die Beteiligten können direkt über den neusten Stand laufender Projekte und Entwicklungen informiert werden. So kann die Kooperation und die Motivation innerhalb der Abteilung gestärkt werden. Möglichen Kommunikationsproblemen wird bereits im Vorfeld entgegengewirkt.

In der Realität zeigt sich häufig das Gegenteil: Mitarbeiter und Vorgesetzte verlassen ein Meeting frustriert. Ganze Arbeitstage gehen verloren, bei sechs Teilnehmern für ein zweistündiges Meeting ist man nur rechnerisch bei 12 Stunden Gesamtarbeitszeit, was 1 ½ Arbeitstagen entspricht.

Wie lässt sich in diesem Bereich Abhilfe schaffen? Eine Reihe von einfachen Hinweisen und Regeln kann helfen. Für sich genommen erscheinen sie selbstverständlich, werden aber leider häufig trotzdem nicht oder nur halbherzig umgesetzt werden:

• Zielsetzung des Meetings für alle Beteiligten klar herausstellen
  Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten wissen, warum das Meeting stattfindet, vereinbaren sie genaue Zielsetzungen.
• richtige Teilnehmer einladen und Teilnahme sichern
  Häufig sind Teilnehmer in einem Meeting nicht notwendig, andere Wichtige fehlen jedoch. Jedem Teilnehmer sollte klar sein, warum seine Teilnahme notwendig ist. Die Verfügbarkeit der für den Erfolg des Meetings entscheidenden Teilnehmer sollte schon vor Versendung einer Einladung sichergestellt sein.
• Realistische Agenda mit fester Zeitvorgabe vorab zu senden
  Die im Meeting zu behandelnden Themen sollten auch in der vorgesehenen Zeit behandelbar sein.
  Planen Sie bei zeitlich umfassenden Themen im Zweifelsfall lieber einen Folgetermin ein, statt das Meeting in die Länge zu ziehen.
• Notwendige Vorbereitung herausstellen
  Wenn für das Meeting von einzelnen Teilnehmern etwas vorzubereiten ist, sollte das auch klar kommuniziert werden. In Einzelfällen kann es Sinn machen, die Vorbereitung mit einem gewissen Vorlauf im Vorfeld zusenden zu lassen oder aber auch an alle Teilnehmer vorab als Vorbereitung zu versenden.
• Richtige Raumausstattung sicherstellen
  Nichts ist unangenehmer als bei einem Präsentationstermin festzustellen, dass für die vorgesehene Beamer-Präsentation die Anschlüsse nicht passen oder gar kein Beamer vorhanden ist, da sich um diese Nebensächlichkeit niemand gekümmert hat.
  Im Ergebnis werden alle Teilnehmer unnötig auf die Lösung der Problematik warten oder die Präsentation wird deutlich ineffizienter als geplant.
• Meeting Regeln vorstellen und abstimmen
  Legen Sie vor Beginn des Meetings verbindliche Regeln fest, z.B. Abschalten der Handys für die Dauer des Treffens und notieren Sie diese Regeln für alle sichtbar im Raum.
• Thematische Fokussierung durch Moderation sicherstellen
  Der Leiter des Meetings ist für die Moderation und Sicherstellung der Zeitvorgaben verantwortlich. Hierzu kann es auch Sinn machen, mit der im Vorfeld versendeten Agenda Zeitvorgaben für die Einzelpunkte mitzusenden, so dass alle Teilnehmer wissen, wie viel Zeit pro Agendapunkt vorgesehen ist.
• Routinemeetings Zeit nehmen lassen
  Bei Routinemeetings kann es hilfreich sein, die Redezeit pro Teilnehmer pro Sitzung von einem anderen Teilnehmer kontrollieren zu lassen.
  So gibt der Sitzungsleiter zwar einen Teil seiner Autorität ab, entlastet sich damit aber für andere Aufgaben und macht sich die Gruppendynamik zu Nutzen.
• Fokussiertes Ergebnisprotokoll
  Pflichtteil einer jeden Sitzung sollte ein Ergebnisprotokoll sein, das sich auf die wesentlichen Punkte konzentriert.
  Damit wird gewährleistet, dass die Erstellung des Protokolls nicht mehr Zeit als absolut notwendig erfordert und die Lesezeit der Teilnehmer minimiert wird.
• To Dos, Zuständigkeiten und Deadlines
  Bei zu erledigenden Aufgaben sollte im Protokoll klar herausgestellt werden, was das konkret zu erzielende Ergebnis der Aufgabe ist, wer dafür die Verantwortung trägt und bis wann die Aufgabe zu erledigen ist.Damit hat man gleichzeitig eine sehr einfache und effiziente Möglichkeit die Umsetzung von beschlossenen Aufgaben sicherzustellen. Zum Beginn des nächsten Meetings wird das Protokoll der letzten Sitzung kurz besprochen und der Stand der zu erledigenden Aufgaben abgestimmt.