Zeitdiebe

Schlagen Sie die Zeitdiebe in die Flucht !

Sie haben sich viel vorgenommen für den Tag, haben voller Energie losgelegt und stellen zum Tagesende fest, dass Sie viel weniger als erwartet geschafft haben.

Bei Michael Ende’s Roman Momo heißt es dazu: „Die Zeitdiebe stehlen eigentlich nicht die Zeit, sondern erschwindeln sie in verschiedener Art“.
Echte Diebe bemerkt man selten, bis man im Urlaub nach dem Portemonnaie greift, was nicht mehr da ist oder eben der Tag zu Ende ist und die Aufgaben unerledigt sind.

Zeitdiebe lassen sich in drei Kategorien unterteilen:

1)      Externe Einflüsse

Endlich können Sie sich in Ruhe hinsetzen, überlegen, wie Sie das Problem Ihres wichtigsten Kunden angehen. Sie kommen gut voran, sind mitten im Thema … das Telefon klingelt. Ihr Kollege möchte mit Ihnen den strittigen Punkt aus der letzten Besprechung klären … oder in der Tür steht Ihr Mitarbeiter, der kurz Ihr Feed-Back zu seiner gestrigen Präsentation haben möchte …

2)      Organisatorisch

Jetzt benötigen Sie die Unterlage von letzter Woche!
Sind diese schon abgelegt oder noch nicht? Und wo können Sie die jetzt auf die Schnelle finden? … und dann gibt es da ja auch noch die drei Stapel sortiert nach„wichtig“, „weniger wichtig“ und „abzulegen für später“.  Alle mehrere Zentimeter hoch … nach 10 Minuten halten Sie die Unterlage in den Händen – und haben 10 Minuten verloren …

3)      Persönlich

Sie sitzen vor dem PC und denken an alles Mögliche außer an die anstehende Aufgabe, surfen vielleicht „kurz“ im Internet, können sich einfach nicht konzentrieren und kommen so gar nicht voran. Viele Menschen kennen diese Phasen und fragen sich, was Sie hier  tun können.

Eine Arbeitsunterbrechung von 2 – 3 Minuten führt dazu, dass insbesondere bei komplexen Themen, das wieder Hineindenken ein Vielfaches dieser Zeit benötigt. 10 Minuten sind da durchaus realistisch sind. Studien sprechen davon, dass dadurch die Arbeitseffizient um bis zu 40% abnimmt!!

Und darüber, dass Sie sich im Moment nicht konzentrieren können, ärgern Sie sich mehr als jeder andere.

Was also tun an dieser Stelle?

1. Klare Regeln findenKlären Sie mit Kollegen und Mitarbeitern, dass Sie sich Zeiten für konzentriertes Arbeiten nehmen: ein Schild „Bitte nicht stören“ an der Tür oder auf dem Schreibtisch kann das klar machen.
   Dann das Telefon umstellen und los geht’s. Und wenn Sie wie die Meisten nicht die Unterstützung eines Sekretariats haben, freut sich der Kollege bestimmt, wenn Sie beim nächsten Mal helfen!
    
2. Klare Organisation regelmäßig pflegenSchaffen Sie sich eine klare Organisation und folgen Sie dieser.
   Regelmäßig 15 Minuten Ablage pro Woche wird Ihnen wahrscheinlich mehr als die doppelte Zeitersparnis bei der Suche verschaffen.
   Ihre Unterlagen zu organisieren, wenn Sie die Aufgabe gerade zu Ende gebracht haben, hat den Vorteil, dass Sie alle Unterlagen dabei zur Hand haben.
    
3. Regelmäßig Pausen machen gegen die Unkonzentriertheit und das Gedankenschweifen hilft, genau das zu tun!Lassen Sie Ihre Gedanken schweifen! Machen Sie regelmäßig Pausen und achten Sie darauf, das mit Systematik zu tun.

   Egal, welche Studie Sie sich ansehen, überall finden Sie den Hinweis darauf, nach 45, 50 oder 60 Minuten eine Pause von 5-10 Minuten zu machen. Viele kleine Pausen sind effektiver als eine große und effektiv wollen Sie ja sein! Also probieren Sie es aus!

   Sie werden überrascht sein von den Ergebnissen!