Zeitplanung

Wie Sie dank guter Zeitplanung mehr schaffen

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In der heutigen Geschäfts- und Arbeitswelt, in der eine ständige Erreichbarkeit über Smartphones, iPhones, Tablets vorausgesetzt wird, ist die Überschrift Zeit-„Planung“ schon fast ein Relikt aus der Steinzeit.

„Wie um alles in der Welt“, fragen sich immer mehr Menschen, „soll ich meine Woche oder meinen Tagesablauf planen, wenn von mir erwartet wird, dass ich immer erreichbar bin und sofort auf jede Anfrage reagiere?“

Die gleichen Menschen fragen sich ebenso, wie sie den Überblick über die Vielzahl der an sie gestellten Aufgaben behalten sollen, wenn die bisherigen Zeitmanagementansätze nicht mehr funktionieren.

Nochmals kurz zurück zu den Folgen einer nicht funktionierenden Zeitplanung:

Haben Sie sich etwas für den Tag vorgenommen und das wiederholt nicht geschafft? Zunehmend wird  das Gefühl der Enttäuschung einem Gefühl der Frustration Platz machen.

Dies ist eine vollkommen natürliche und normale Reaktion, die sich immer einstellt, wenn Menschen eine gewisse Erwartungshaltung haben und sich die Dinge anders entwickeln – vergleichen Sie es mit einer geplatzten Verabredung.

Wenn Sie sich nun fest vorgenommen hatten, eine Präsentation für nächste Woche fertig zu stellen und Ihnen heute wieder einmal tausend Kleinigkeiten dazwischen gekommen sind, werden Sie ebenso enttäuscht sein. Oft treten Sie dennoch den Feierabend verspätet an.

Ihre Unzufriedenheit nimmt zu, Ihr Stresslevel steigt und Ihre Produktivitätnimmt ab. Über 40% der Befragten haben im Stress Report 2012, der größten Studie zu Stress in Deutschland, angegeben, dass Ihr Stresslevel am Arbeitsplatz in den letzten zwei Jahren angestiegen ist.

Da bleibt die Frage, was tun? Dazu möchte ich Ihnen an dieser Stelle drei Hinweise geben, deren konsequente Umsetzung Sie spürbar entlasten wird:

1. Alles aufschreiben! Wenn Sie konsequent alles aufschreiben und zwar alles, was Ihnen zur Erledigung, zur Erinnerung oder sonstigen Dingen durch den Kopf geht, wird Ihr Unterbewusstsein spürbar entlastet.

   In der Folge wird Ihre Konzentrationsfähigkeit deutlich zunehmen, ihre Arbeitseffektivität steigt an.
   Außerdem wird dies Ihre Gedanken strukturieren, die Qualität Ihrer Lösungen erhöht sich.

   Nebenbei bemerkt: wussten Sie eigentlich, dass unser Kurzzeitgedächtnis nur ca. 20-40 Sekunden Dinge behält.
   Notieren Sie sich Gedanken, es wird Ihnen bei der Lösungsfindung helfen!
    

2. So wenig Planung wie möglichViele Zeitmanagement Experten sprechen davon in der Tagesplanung 50-60% Pufferzeiten einzubauen.

   Sicherlich fragen Sie sich, woher Sie diese Zeit nehmen sollen. Unvorhergesehene Kleinigkeiten behindern ihre zeitliche Effektivität.

   Planen Sie in Ihrem Kalender nur die wirklich festen Termine.
   Konzentrieren Sie sich auf die wirklich wesentlichen Punkte und behandeln Sie dies so kurz wie möglich.

   Schaffen Sie sich Freiräume für Unwägbarkeiten.

   Und planen Sie im Idealfall am Ende eines Tages.
   Warum am Tagesende? Weil sie die Dinge dann noch frisch vor Augen haben und entspannt in den Feierabend, in Ihr Wochenende gehen können.
   Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie zu wenig planen und im Tagesverlauf nicht mehr wissen, was Sie noch tun könnten ist eher gering – und falls doch kommen wir zum dritten und letzten Punkt.
    

3. Aufgaben in Kontexten gruppierenStrukturieren und bündeln Sie Ihre Tätigkeiten, wie z.B. Telefonate. Erledigen Sie nach Möglichkeit Telefonate an einem Stück, ohne bei fehlender Erreichbarkeit des Telefonpartners andere Tätigkeiten dazwischen zu schieben.

   So gelingt es Ihnen Ihre Konzentrationsfähigkeit dauerhaft aufrechtzuerhalten.