E-Mail Ablage organisieren

Ordnung ist das halbe Leben – auch im E-Mail Postfach

Pro Woche bekommt man bis zu hunderte von E-Mails, mit denen der Arbeitsrechner überhäuft wird. Im Extremfall kann sich diese Zahl auch auf einen einzigen Tag belaufen. Dann heißt es, einen kühlen Kopf bewahren und erst einmal die E-Mail Ablage organisieren, um wieder einen Durchblick zu bekommen. „Ordnung ist das halbe Leben“, sagt man ja so schön. Dies bewahrheitet sich auch beim E-Mail-Verkehr.

Die elektronische Post ist heutzutage ein effizienter und einfacher Weg der Kommunikation. Jedoch kann man bei einer Vielzahl von E-Mails schnell den Überblick verlieren, weshalb ein gut organisiertes Postfach schon die halbe Miete sein kann. Zudem spart man dadurch wertvolle Arbeitszeit.

Wie man in 8 einfachen Schritten seine E-Mail Ablage organisieren kann, wird hier verraten:

1. Die tägliche E-Mail Bearbeitung sollte nicht zu viel Zeit umfassen

Man muss nicht auf jede neue E-Mail sofort antworten. Dadurch wird man permanent von der Arbeit abgehalten, muss sich wieder neu sortieren und verschenkt wichtige Zeit. Aus diesem Grund sollte man die E-Mail Bearbeitung auf zwei bis drei Zeitpunkte am Tag einschränken. Daher ist es sinnvoll tagsüber seine E-Mail Ablage zu schließen und dieses nur zu den Zeiten öffnen, die auch für die Bearbeitung gedacht sind. Die besten Zeiten sind dabei jene:

• Zwei Stunden nach Arbeitsbeginn: Die ersten zwei Stunden des Arbeitstages sind immer auch die produktivsten. Man ist wach, erholt und fit für seine Aufgaben. Daher sollte man in dieser Zeit wichtigere Sachen erledigen als das Beantworten von E-Mails.
• Mittagstief nutzen: Jeder kennt das Gefühl nach dem Mittagessen: Man möchte sich eigentlich nur hinlegen und kurz ausruhen. Dieses Mittagstief sollte man ausnutzen, um E-Mails zu beantworten und neue Kraft für die weiteren Tätigkeiten zu tanken.
• Der Feierabend naht: Wenn das Ende eines Arbeitstages naht, sollte man sich ebenso nochmal seinem E-Mail Postfach widmen und die restlichen E-Mails bearbeiten. Dann kann man entspannt in den Feierabend gehen.

Für die E-Mail Bearbeitung sollte man übrigens die Drei-Minuten-Regel beherzigen. Nach dieser sollte man sich an keiner E-Mail länger als drei Minuten aufhalten.

2. Der Posteingang sollte eine Ablage und keine Aufbewahrung sein

Man darf sein E-Mail Postfach nicht als eine Aufbewahrungsbox für E-Mails ansehen. Vielmehr sollte er ein Ablageplatz für die elektronische Post sein.  Wenn man sein Postfach gut organisiert, wird man bald auch wieder das Gefühl haben, dass man einen Überblick über seine E-Mails hat.

3. Posteingang sortieren durch Ordner

Ordner machen sich nicht nur auf dem Rechner gut. Auch das E-Mail Postfach lässt sich durch ein gut durchdachtes Ordnersystem schneller und einfacher organisieren. Man sollte sich vorher einfach überlegen, welche Ordnerstruktur am geeignetsten ist, damit man am Ende seine elektronische Post gut wiederfindet. Dabei sollte man auch nicht zu viele Ordner anlegen, weil dann der gute Überblick doch wieder verloren gehen kann.

4. Ordner in der richtigen Reihenfolge festlegen

Die Ordner sollten nicht alphabetisch, sondern nach Relevanz angeordnet werden. Da das E-Mail Postfach jedoch diese meist nach dem Alphabet ordnet, muss man die Ordner einfach nummerieren. Wenn beispielsweise Kunde XY sehr viele E-Mails sendet und diese sehr wichtig sind, kann man jenen Ordner einfach „01-KundeXY“ nennen. Dann steht er automatisch ganz oben.

5. E-Mails markieren

E-Mails, die noch nicht abgeschlossen sind, sollten nicht in die Ordner einsortiert werden. Hier empfiehlt es sich extra Ordner wie „ToDo“, „Auf Antwort warten“ oder „Später“ anzulegen und die E-Mails dort einzusortieren.

6. Filter schaffen Freiraum

Filter schaffen viel Freiraum, da das eigenhändige Einsortieren in die Ordner entfällt. Dafür muss man sich zwar am Anfang ein bis zwei Minuten Zeit nehmen, aber anschließend wird man sehen, wie sinnvoll, hilfreich und zeitsparend diese Funktion des E-Mail Postfachs sein kann.

7. SPAM automatisch filtern

Wenn man viele SPAM E-Mails pro Tag erhält, sollte man die SPAM-Filterregeln neu definieren, um so die tägliche E-Mail-Flut einzuschränken.

8. E-Mails archivieren

Alte E-Mails, die man vorerst nicht mehr benötigt, sollte man archivieren, um die Ordner nicht überquellen zu lassen. Denn, was bringt eine gute Ordnerstruktur, wenn diese ebenfalls zu stark beansprucht wird.

Wichtig ist, wenn man seine E-Mail Ablage organisieren möchte, dass man sich mit der täglichen Routine, welche man beim Bearbeiten der E-Mails hat, auseinandersetzt und diese optimiert. Das spart am Ende viel Zeit und auch viele Nerven.