E -Mail bearbeiten

Wollen auch Sie effizient Ihre E -Mail bearbeiten?

In diesem letzte Artikel meiner Miniserie „E-Mail-Management“ möchte ich mich dem Thema wie Sie effizient Ihre E-Mail bearbeiten widmen.

Sie erinnern sich vielleicht, dass wir aus dem letzten Artikel noch zwei Frage offen hatten:

1. Was passiert mit Ihnen, wenn Sie konzentriert an etwas arbeiten und auf einmal bekommen Sie die bekannte Bildschirmanzeige „Eine neue Nachricht“?
2. Macht es einen Unterschied, wenn Sie die E-Mail-Eingansbenachrichtigung abstellen, aber weiterhin WhatsApp- oder Facebook- oder Hangouts- oder SMS-Benachrichtigungen bekommen?

Die meisten Menschen machen das E-Mail bearbeiten quasi aus Neugier. Beim Signal zum Eingang einer E-Mail sehen sie sofort nach, um was es sich handelt und lesen meist auch noch die gesamte Mail. Damit unterbrechen Sie die Tätigkeit, an welcher Sie grade im Moment gearbeitet haben. Wenn Sie sich in diese Tätigkeit wieder reindenken, dauert das, in Abhängigkeit von der Komplexität der unterbrochenen Arbeit und der gerade gelesenen E-Mail, zwischen 2 und 10 Minuten.

Kostadin Kushlev und Elizabeth Dunn von der University of British Columbia in Kanada haben in einer Studie die Auswirkungen davon untersucht wie Menschen ihre E-Mail bearbeiten. Wie Sie bereits im letzten Artikel gelernt haben ist das Wohlbefinden nicht nur „nice to have“, sondern auch entscheidend für Ihre Produktivität!

In Ihrer Studie wurde bei 124 Freiwilligen mit einem Durchschnittsalter von 30 Jahren untersucht, wie es ihnen mit zwei unterschiedlichen Strategien zum E-Mail bearbeiten ging:

a) Dreimal täglich Emails checken, aber den Posteingang ansonsten meiden und sämtliche Benachrichtigungsfunktionen über neue E-Mails deaktivieren.
b) So viel wie möglich E-Mails checken, das Postfach möglichst die ganze Zeit im Blick haben und sämtliche Benachrichtigungsfunktionen über neue E-Mails aktivieren.

Das Ergebnis war nicht wirklich überraschend: Wenn sie weniger auf ihre E-Mails zugriffen, waren die Teilnehmer entspannter, empfanden weniger Stress, waren glücklicher und konnten sich konzentrierter wichtigen Aufgaben widmen.

Bei ständiger Benachrichtigung und Zugriff auf Ihre Mails waren die Teilnehmer jedoch gestresster, unkonzentrierter und generell unglücklicher.

Sie sehen, es steht also nicht nur in allen modernen Zeitmanagement Artikeln und Büchern hinsichtlich E-Mail-Management sondern ist auch wissenschaftlich nachgewiesen.

Die richtige Strategie ist die Folgende: Schalten Sie Ihre E-Mail-Eingangsbenachrichtigung ab und finden Sie eine begrenzte Anzahl festgelegter Zeiten, in welchen Sie Ihren E-Mail-Eingang abarbeiten. Ob dies nun zwei- oder dreimal pro Tag ist, ist weniger entscheidend- wobei – je weniger desto besser!

Man darf jedoch nicht übersehen, dass es Berufe und Aufgaben gibt, die einen solchen Umgang mit E-Mails unmöglich machen. Dazu möchte ich noch kommen.

Aber zunächst zur dritten Frage, was das Abschalten von WhatsApp-, Twitter- und sonstigen Benachrichtigungen angeht.

Sicherlich ist die Gefahr der Ablenkung durch E-Mails noch weitaus größer, da diese schon aus der Natur der Sache meist umfangreicher und komplexer sind als eine kurze SMS-Nachricht.
Allerdings ist die grundsätzliche Logik absolut übertragbar: Ihre Aufmerksamkeit wird gestört, Sie lesen die Nachricht, antworten, überlegen, was Sie damit machen sollen etc. und werden so aus Ihrer aktuellen Aufgabe herausgerissen.

Wenn Sie sagen, dass dies Teil Ihres normalen Soziallebens ist, warum dann nicht zu bestimmten Zeiten! Genauso wie Sie in Ihrer Arbeitszeit arbeiten, im Fitness-Studio trainieren oder in der Hochschule lernen.

Bedeutet das, dass Sie alle sofortigen Benachrichtigungen abstellen sollten?

Ja, darum geht es mir. Oder zumindest so viele wie möglich!

Denn einmal ganz im Ernst: Wer von Ihnen geht vormittags alle fünf oder zehn Minuten zum Briefkasten, um sicher zu sein, dass er einen ankommenden Brief auch tatsächlich SOFORT liest!

Und wenn Ihnen das nicht möglich ist, weil Ihre Aufgabe es tatsächlich verlangt, dass Sie Ihren E-Mail-Eingang immer im Blick haben?

Auch dann würde ich Ihnen raten, zu versuchen, Zeiten zu finden, in welchen Sie sich 100% auf mögliche andere Aufgaben konzentrieren können. Vielleicht gibt es ja zum Tagesanfang oder zum Tagesende weniger E-Mail-Eingänge, so dass Sie konzentriert an einer anderen Aufgabe arbeiten können.

Falls Sie dann trotzdem einmal unterbrechen müssen, empfehle ich Ihnen kurz Ihre Gedanken zum nächsten Arbeitsschritt zu notieren, bevor Sie die Mail lesen. Wenn Sie z.B. in Word arbeiten, können Sie das auch gleich im Dokument vermerken, dann brauchen Sie es nicht zweimal machen. Damit gelingt es Ihnen, besser anzuknüpfen und im Anschluss schneller wieder in die aktuelle Bearbeitung einzusteigen.

In diesem Sinne, freue ich mich auf Ihre Erfahrungen und wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Verbesserung Ihrer Produktivität!

Mehr Informationen finden Sie auch in meinen beiden Artikel E-Mail-Flut bewältigen und E-Mail-Flut eindämmen.