Wie Sie die E-Mail-Flut bewältigen

In der heutigen Welt ist das Thema E-Mail-Management wahrscheinlich einer der größten Produktivitätskiller, die es überhaupt gibt und deshalb fragen Sie sich zu recht, wie kann ich die Die E-Mail-Flut bewältigen?

Überlegen Sie bitte einmal, wie viel Zeit Sie mit dem Lesen und Bearbeiten von E-Mails verbringen. Nun vergleichen Sie diese Zeit einmal mit dem Ergebnis: Wie viel hat sie die Zeit, welche Sie in die Bearbeitung Ihrer E-Mails gesteckt haben in der Erreichung Ihrer Ziele, in der Abarbeitung Ihrer Aufgaben tatsächlich weitergebracht?

Dass Sie hierbei ein Missverhältnis bemerken, ist alles andere als erstaunlich. Ich würde sogar noch einen Schritt weitergehen: Es liegt in der Natur der Sache, dass die Verwendung von E-Mails oder auch WhatsApp, Twitter usw. viel Ihrer kostbaren Zeit vergeudet!

Was sind die Gründe dafür, dass wir so viel Zeit mit dem Verfassen und Beantworten von Nachrichten verbringen, dies uns aber so wenig voranbringt?

Dazu gibt es eine Reihe von Gründen, aber der wichtigste überhaupt ist: ES IST SO EINFACH – einen weiteren Empfänger in eine E-Mail aufzunehmen dauert nicht mehr als Sekunden … Dazu kommt- wie Goethe es einmal ausdrückte: "Ich schreibe Dir einen langen Brief für einen kurzen habe ich keine Zeit"

1. Informationsüberflutung

    

   Wir erhalten viele, viel zu viele Nachrichten, welche nicht wirklich wichtig für uns sind.
    
   Dies ist häufig und in vielen Firmen der Fall. Die Australier haben hierzu einen schönen Ausdruck entwickelt: „Cover your ass“ … so stellt der Absender sicher, dass niemand behaupten kann, nicht informiert gewesen zu sein und ihn so auf gar keinen Fall „eine Schuld treffen“ kann.

   Dies abzustellen ist schwierig und die Möglichkeiten sind begrenzt – aber nicht ausgeschlossen!

   Insbesondere in Bezug auf Ihre direkten Ansprechpartner können Sie etwas verändern:
   – indem Sie mit gutem Beispiel vorangehen und wirklich nur die Leute in den Verteiler aufnehmen, welche die Informationen benötigen!
   – indem Sie die Absender darauf aufmerksam machen, dass Sie nur die Nachrichten bekommen wollen, welche wirklich relevant für Sie sind!

   Ein ehemaliger Kollege von mir ist so weit gegangen, dass er als Leiter eines Projekts mit mehreren hundert Mitarbeitern überall kommuniziert hat, dass er nur E-Mails lesen würde, welche direkt an ihn adressiert seien.
   Mails bei denen er in Kopie sei würden von ihm sofort gelöscht werden. Das hat funktioniert!
    

2. Kurz und knapp

    

   Um an  Goethes Zitat von oben anzuknüpfen: Formulieren Sie Ihre Nachrichten so präzise und knapp wie möglich!

   Was denken die meisten Menschen, wenn Sie eine lange Nachricht bekommen? Ich muss auch eine lange Antwort schreiben. Und diese müssen Sie dann auch lesen!
   Wenn Sie sich hingegen kurz und knapp halten, werden Sie immer mehr die Erfahrung machen, dass ihr Partner ebenso kurz und knapp antwortet.

   Probieren Sie es aus, Sie werden von den Erfolgen überrascht sein!!
    

Hinzu kommen die indirekten Folgen. Dies ist meiner Meinung nach der Bereich, der komplett unterschätzt wird.

Was passiert mit Ihnen, wenn Sie in Ihr Eingangsfach schauen und nicht wissen, wo Sie anfangen sollen zu lesen?

Was passiert mit Ihnen, wenn Sie konzentriert an etwas arbeiten und auf einmal bekommen Sie die bekannte Bildschirmanzeige „Eine neue Nachricht“?

Und macht es einen Unterschied, wenn Sie dies abgestellt haben, aber stattdessen laufend WhatsApp-  oder Facebook-  oder Hangouts-  oder SMS-Benachrichtigungen bekommen?

Hierauf werde ich in meinem nächsten Beitrag eingehen: Die E-Mail-Flut eindämmen

Mehr erfahren Sie auch in meinem Artikel: E-Mail bearbeiten