Zeitmanagement verbessern

Zeitmanagement verbessern – Was die Spezialisten sagen

Zwei Experten des Zeit- und Selbstmanagements, David Allen und Tony Schwartz aus den USA, wurden vor einiger Zeit zur Frage interviewt, wie jeder von uns seine Produktivität erhöhen und somit sein Zeitmanagement verbessern kann.

Das Interview war sehr interessant und ich habe Ihnen hier die wichtigsten Aussagen zusammengefasst:

Die nächsten Schritte

Konzentrieren Sie sich bei Ihren Aufgaben auf die nächsten Schritte. Häufig lassen sich Menschen durch zu große Aufgaben und Projekte demotivieren und schieben das Anfangen solange wie möglich hinaus.

Wenn Sie sich allerdings schon auf den nächsten logischen Schritt konzentrieren, wird es Ihnen leicht fallen auch zu beginnen.

Nehmen Sie hierzu ein einfaches Beispiel:

Angenommen, Sie möchten eine neue Aktion zur Kundenakquise startetn. Wenn Sie sich nun das Thema „Kundenakquise“ vornehmen, fragen Sie sich verständlicherweise, welches sind die richtigen Kunde, wie können Sie diese am besten erreiche, sollen Sie das Internet nutzen oder konventionelle vorgehen usw., usw.
Konzentrieren Sie sich allerdings vorerst nur auf den nächsten Schritt – nämlich wer ist die richtige Zielgruppe –  ist dieser Schritt um vieles einfacher und dann kommt der nächste einfach Schritt.

Ausgeglichenheit

Hierbei geht es darum, sowohl in als auch zwischen vier wesentlichen Bereichen des Lebens Ausgeglichenheit herzustellen:

Körperlichkeit:  ausreichend Schlaf, Ernährung, Fitness und Erholung zu gewährleisten

Emotionalität: Konzentration auf positive Gefühle und die Vermittlung dieser an die Umgebung

Mentalität: Kontrolle darüber zu bekommen, worauf wir uns konzentrieren, anstatt unsere Gedanken laufend schweifen zu lassen

Sinn: Klarheit über den Sinn der von uns ausgeübten Tätigkeit zu haben

Indem Sie sicherstellen, dass es Ihnen in diesen vier Bereichen gut geht, werden Sie Zufriedenheit erlangen, womit Sie wiederum Ihre Produktivität und Ihr Zeitmanagement verbessern. Wenn Sie allerdings einen dieser Bereiche langfristig vernachlässigen, wird Sie das in Ihrem Tun massiv behindern.

Sprints statt Marathon

Jeder von uns sollte Phasen hoher Konzentration und Belastung immer wieder mit Phasen von Ruhe und Erholung abwechseln. Das entspricht dem natürlichen Rhythmus des menschlichen Körpers deutlich mehr als eine ständig andauernde Anstrengung –der erste dafür nicht trainierte Marathonläufer bei den alten Griechen ist sogar tot zusammengebrochen …

Diesem Prinzip folgen auch viele andere menschliche Funktionen, wie das Schlagen des Herzens oder das Betätigen anderer Muskeln, die sich bei Anspannung zusammenziehen, um sich dann wieder zu entspannen, was einem ständigen Rhythmus zwischen Anspannung und Erholung entspricht.

Auf das Arbeitsleben übertragen bedeutet dies, dass Sie auf Pausen achten sollten. Dabei sind viele kurze Pausen wenigen langen Unterbrechungen vorzuzuziehen. Durch regelmäßige Pausen werden Sie Ihre Konzentration verbessern und weitaus mehr schaffen, als wenn Sie versuchen über lange Zeit und ohne Unterbrechungen Höchstleistung zu erbringen.

Aufgaben aufschreiben

Häufig notieren wir uns einige wichtige Dinge, welche wir nicht vergessen wollen. Jedoch gibt es eine ganze Reihe von Sachen und Aufgaben, welche wir nicht aufschreiben.

Das menschliche Gehirn ist allerdings nicht in erster Linie dafür gemacht, sich an Sachen zu erinnern. Indem wir wirklich alles aufschreiben, gelingt es uns, unser Gehirn mehr Freiraum zum Erledigen der gerade anstehenden Aufgaben einzuräumen.

Zu behaupten, dass dadurch nur überlange Aufgabenlisten entstehen, verleugnet die Realität insofern, als dass wir Termine in der Regel in einen Kalender eintragen und dass die Dinge, die wir bisher nicht aufgeschrieben haben, trotzdem in unserem Unterbewusstsein sind und uns beschäftigen.

Weitere Informationen zu den oben kurz aufgeführten Punkten finden Sie auch in den folgenden Artikeln:

Nächste Schritte: Zielerreichung

Zu Sprints statt Marathon: Arbeitsstunden

Viele weitere Tipps zum Thema Zeitmanagement finden Sie hier: weiter Artikel