E-Mail-Management

Verlieren Sie keine Zeit mit einem guten E-Mail-Management

Könnten Sie Ihre E-Mail-Management verbessern? Was schätzen Sie, wie viele E-Mails Sie am Tag bekommen?

Haben Sie ein Gefühl dafür, wie viel Zeit Sie für die Bearbeitung Ihrer E-Mails am Tag benötigen?

Nehmen Sie sich ruhig einen Moment Zeit für die Beantwortung dieser Fragen.

Die E-Mail in ihrer heutigen Form existiert erst seit Ende der neunziger Jahre. Wenn man bedenkt, dass dies nicht viel mehr als zehn Jahre sind, ist es unglaublich, wie sehr sie unser Kommunikationsverhalten und unsere Arbeitswelt verändert hat.

Ich kenne Leute, die sprechen von 150 E-Mails am Tag! 30 oder 60 E-Mails sind heute schon fast eine Selbstverständlichkeit und kosten direkt und indirekt häufig eine oder mehrere Stunden unserer täglichen Arbeit.

Mit „direkt“ meine ich an dieser Stelle die tatsächliche Bearbeitung und Beantwortung einer E-Mail. Indirekt führen E-Mails häufig dazu, dass unser Arbeitsfluss unterbrochen wird und wir dadurch unverhältnismäßig viel Zeit verlieren.
Wenn Sie mitten in einer komplexen Analyse stecken und nur kurz die soeben erhaltene E-Mail lesen, kann es Sie erwiesenermaßen …mehrere Minuten kosten, sich wieder in den grade bearbeiteten Sachverhalt hineinzudenken – nicht weiter tragisch bei einer E-Mail, aber nehmen Sie einmal jede zweite von 50 E-Mails … häufig bleibt dadurch zu wenig Zeit für wirklich wichtige Arbeiten und man wendet zu viel Energie auf für Dinge, welche diesen Aufwand nicht wert sind.

E-Mails sind einer der größten Zeitfresser in unserem Arbeitsalltag. Die folgenden Tipps werden vielleicht auch Ihnen helfen, damit zukünftig besser umzugehen:

Legen Sie zwei oder drei feste Zeiten am Tag fest, an welchen Sie Ihren E-Mail-Eingang bearbeiten.

Wenn wir nochmals auf das gerade aufgeführte Beispiel zurückkommen: Sie bekommen 60 E-Mails am Tag und öffnen davon jede zweite sofort nach Erhalt, um zu schauen, ob es sich um etwas Wichtiges handelt. Weiter nehmen wir an, das Öffnen, Querlesen und sich wieder in die vorherige Aufgabe hineindenken beansprucht tatsächlich nur 2 Minuten.
Daraus ergibt sich, dass Sie eine Stunde, nämlich 30 E-Mails x 2 Minuten = 60 Minuten damit verbringen, sicherzustellen, dass Ihnen keine wichtige E-Mail entgeht.

Hier lohnt es, sich die Frage zu stellen was passiert, wenn Sie erst nach einem halben oder einem ganzen Tag auf eine E-Mail antworten, statt eine Stunde des Tages zu vergeuden.

Also die automatische Anzeige von eingehenden E-Mails abschalten und zu festgelegten Zeiten Ihre E-Mails lesen.

Nutzen Sie das Pareto-Prinzip zur Bearbeitung Ihrer E-Mails

Überlegen Sie, 20 % Ihrer E-Mails zu priorisieren und verschieben Sie die 80 % der verbleibenden E-Mails zur weiteren Bearbeitung.

Die 20 %, welche Sie priorisieren, sollten Sie in Ihren wichtigsten Zielen voranbringen. Dies kann beruflicher oder privater Natur sein, wobei in Ihrem beruflichen E-Mail-Eingang von der Natur der Sache her die meisten Mails beruflicher Natur sein werden.

Die verbleibenden 80 % verschieben Sie zur weiteren Bearbeitung.

Konzentrieren Sie sich auf die Durchsicht Ihres E-Mail-Eingangs und legen Sie sich eine klare Organisationsstruktur zurecht.

Vergleichen Sie Ihren E-Mail-Eingang mit einer Wohnung. Wenn Sie Ihre Wohnung aufgeräumt und gut organisiert haben, stehen z.B. Ihre Sportschuhe immer am gleichen Platz. Sie brauchen Sie nicht zu suchen, weil Sie wissen, wo sie stehen.

Als Sie noch ein Teenager waren, konnte die Suche vielleicht schon einmal etwas länger dauern.

Sparen Sie diese Zeit. Wenn Sie Ihren E-Mail-Eingang durchgehen, lesen Sie jede Mail nur quer und entscheiden Sie:

a) Ablage zur zeitnahen Erledigung (20 % Ihrer Mails)
b) Ablage zur späteren Erledigung
c) Ablage zur Information (keine Bearbeitung)
d) sofortige Erledigung, wenn die Bearbeitungszeit unter 2 Minuten liegt

Und nutzen Sie die automatische Sortierfunktion für alle E-Mails mit Informationen, welche Sie sofort in entsprechende Ordner sortieren und lesen, wenn Sie die Informationen tatsächlich benötigen.

Realisieren Sie dabei, dass Sie die Informationen nicht benötigen – abbestellen ohne wenn und aber!

Reduzieren Sie aktiv die Anzahl Ihres E-Mail-Eingangs

Sie müssen nicht wirklich jede E-Mail beantworten. Bedenken Sie, jede beantwortete E-Mail erhöht die Wahrscheinlichkeit einer weiteren E-Mail – dann im Zweifelsfall lieber gleich in die „Ablage zur Information“ (siehe oben).

Insbesondere wenn Ihre E-Mails am Tag mehr als 100 sind, kann es Sinn machen, die Strategie eines ehemaligen Kollegen von mir anzuwenden: informieren Sie Ihre Kontakte, dass Sie nur E-Mails lesen, welche an Sie als Adressat gerichtet sind – oder noch besser, bitten Sie gleich darum, nicht in Kopie genommen zu werden!

Wenn Sie ebenfalls davon absehen Kollegen in Kopie zu setzen, erhöhen Sie natürlich auch die Wahrscheinlichkeit, selbst weniger häufig in Kopie genommen zu werden.

Nutzen Sie fertige Formulierungen

Wenn Sie häufig Mails zu ähnlichen Themenfeldern bekommen, arbeiten Sie mit bereits vorbereiteten Formulierungen. Dazu gibt es unterschiedliche Möglichkeiten und Zusatzprogramme mit welchen Sie diese Textbausteine einfach und direkt in Ihre Antworten einbauen können.