Zeitmanagement Delegieren

Schaffen Sie sich Freiräume indem Sie in Ihrem Zeitmanagement delegieren

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Mehr Zeit erhalten Sie indem Sie in Ihrem Zeitmangement delegieren! Im Tagesgeschäft türmen sich die Aufgaben und zusätzlich kommt die wichtige, komplexe Analyse, da bleibt kaum Zeit zum Delegieren. Diese jemand anderem erklären und hoffen, dass das richtige rauskommt … Das klingt nicht wirklich anstrebsam …

„Delegieren wäre toll, aber wie bitte schön soll ich das denn machen?“

Dies sind nur zwei Gedanken, die sich beim Stickwort Delegation ergeben.

Und in der Tat gibt es eine ganze Reihe von Gründen, die gegen Delegation sprechen:

–          Der Anspruch des Vorgesetzten, des Kunden kann von anderen kaum erfüllt werden.

–          Bis Sie alles erklärt haben, sind Sie schon selbst fertig.

–          Hinterher müssen Sie alles überprüfen. Dann können Sie es auch gleich selbst machen.

–          Sie haben keine Führungsposition, also können Sie auch nicht delegieren.

–          Diese Aufgabe ist nun wirklich niemandem zuzumuten.

–          Ich habe nie delegiert und weiß am Besten was zu tun ist, warum also delegieren?

–          Für diese Aufgabe benötigt man viel zu viel Hintergrundwissen.

–          … und viele weitere Gründe

Wenn man sich diese ganzen Punkte auf der Zunge zergehen lässt, gibt es eigentlich nichts, was für Delegation spricht – oder vielleicht doch? (… lesen Sie mehr) Lassen Sie uns auch da einmal hinschauen, nur der Fairness halber:

• Wie würde sich Ihr Arbeitsalltag zukünftig verbessern, wenn Sie jetzt Zeit und Energie investieren, um bestimmte Dinge zu delegieren? Wie wäre es, beim zweiten Mal weniger Zeit zur Erklärung zu benötigen und ab dem dritten, vierten Mal die Aufgabe direkt abzugeben?
• Überlegen Sie welche Routineaufgaben,  wie z.B. die monatliche Statistik oder welche Teilaufgaben, wie z.B. das Layout Sie nicht selbst machen müssen?
  Welche Freiräume werden sich für Sie ergeben, um sich auf die wichtigen inhaltlichen Teile zu konzentrieren?
• Wussten Sie eigentlich, dass Ihre Mitarbeiter und Kollegen motivierter sind und Teamarbeit gefördert wird, wenn Sie Aufgaben und Verantwortung delegieren. Auch müssen nicht alle Aufgaben, im Anschluss im Detail überprüft werden.
• Es ist spannend zu sehen, welche zusätzlichen Ideen und Lösungsmöglichkeiten sich als Teil der Delegation ergeben, auf welche Sie allein nicht gekommen wären.
• Nutzen Sie unterschiedliche Stärken. Einer im Team liebt die detaillierte Überprüfung, die Sie vielleicht so sehr hassen, während Sie bei kreativen Aufgaben so richtig in Fahrt kommen oder umgekehrt. So können sie sich ideal ergänzen.
• Der Mythos, man müsse eine Vorgesetztenposition haben, um delegieren zu können ist leider immer noch verbreitet.
  Aber man kann sich mit Teamkollegen absprechen, den Chef um etwas bitten, die Teamsekretärin einbinden, vielleicht eine Leistung von außen einkaufen, für ein bestimmtes Projekt einen Zusatzkraft/einen Praktikanten einstellen und vieles mehr.

Sie sehen also es spricht eine ganze Menge für Delegation. Bestimmt ist Ihnen auch bewusst, dass alle Menschen, die beruflich langfristig erfolgreich sind, sich die Delegation zu nutzen machen.

Wenn Sie alles selbst machen, wird Ihnen die Zeit für die wichtigen Sachen fehlen. Sie werden viele Dinge nur halbherzig machen. Wenn Sie sehr viel allein schaffen, wird dies von anderen gern gesehen, weil diese sich so bei Ihnen maximal entlasten können. Über Ihren beruflichen Erfolg entscheiden wird jedoch die Qualität Ihrer Arbeit, eine Lektion, die auch ich im Laufe meiner beruflichen Entwicklung gelernt habe.

Also wie delegiert man richtig? Dazu gibt es zwei entscheidende Aspekte und eine Reihe von Punkten, welche mehr oder weniger auf diese beiden Aspekte zurückgehen.
Entscheidend ist, dass Sie …

a)      … das erwartete Ergebnis der Aufgaben klar besprechen. Was soll mit der Fertigstellung der Aufgabe erreicht werden? Wozu wird das Ergebnis der Aufgabe benötigt und wie wird es weiter verwendet, ggf. auch wie es aussehen soll (Stichwort Layout) …

b)      … und dann geben Sie Vertrauen, dass derjenige, der die Aufgabe übernimmt, es schaffen wird und geben Sie ihm die Freiheit die Aufgabe auf eigene Art und Weise zu lösen.

Damit stellen Sie sicher, dass Sie einerseits das gewünschte Ergebnis erzielen und andererseits maximale Motivation und Kreativität in den Prozess eingebracht werden – die wichtigsten Punkte sind abgedeckt.

Darüber hinaus können Sie sich auch an den folgenden Punkten orientieren, welche sich aus dem Akronym INPUT+K ergeben:

–          I nhalt: was soll getan werden

–          M otivation: warum soll es getan werden

–          P erson: wer soll es tun und wer kann ggf. unterstützen

–          U mfang/Details: wie soll es getan werden (hier ist weniger oftmals mehr siehe oben)

–          T ermin: Bis wann soll es erledigt werden – bei größeren Aufgaben können Zwischentermine Sinn machen
+ K ontrolle: Bitte überlegen Sie, ob dies insbesondere auf Dauer bei Routineaufgaben notwendig ist – es ist Ihre Zeit

Und jetzt wünsche ich Ihnen viel Spaß beim Delegieren!