Wie organisiere ich mich

Die beste Antwort auf Ihre Frage – Wie organisiere ich mich?

Die Frage "Wie organisiere ich mich" treibt die meisten von uns um. Ob es die Organisation der Aufgaben in der Firma, im geschäftlichen oder im privaten geht.

Und an dieser Stelle bin ich der festen Überzeugung, dass es "im geschäftlichen UND im privaten heissen sollte !

In jedem Fall möchte ich Ihnen ein Tool und wirklich nur ein einziges Tool vorstellen. Dieses Tool ist einfach aufgebaut, einfacht strukturiert und einfach zu bedienen.

Sie sehen "Einfachheit" ist der Schlüssel zu Ihrer Frage, wie organisiere ich mich.

Zum Thema Produktivitäts-Tools gibt es ja in der Tat eine umfangreiche Auswahl, wobei ich hier wie gesagt einen etwas anderen Ansatz verfolge. Getreu meinem Philosophie „Weniger ist Mehr“

konzentriere ich mich persönlich auf zwei Tools, nämlich Evernote und Outlook. Beide Tools nutze ich mittlerweile seit vielen Jahren mit großem Erfolg!

Mit Evernote verwalte ich alle meine Aufgaben, ToDo’s, Ideen, Ziele und Überlegungen, weil es:

• mir 100% Verfügbarkeit gewährleistet, wenn ich es benötige
• individuell einrichtbar ist
• einfach bedienbar ist
• eine schnelle Bearbeitungsgeschwindigkeit gewährleistet
• Checklisten anbietet
• in der Basisversion kostenlos und auch sonst günstig ist und vielfältige Funktionalitäten bietet

Mit Outlook verwalte ich alle meine Termine, E-Mails und Kontakte.

Aber lassen Sie mich Ihnen dazu einige Details geben, wobei ich mit Evernote starten möchte:

EVERNOTE und die jederzeitige Verfügbarkeit meiner Aufgaben, Ideen und Überlegungen

Evernote, beinhaltet im wahrsten Sinne des Wortes mein Leben oder wie es eine Nutzerin einmal ausdrückte „ist mein zweites Gehirn“.  Evernote ist ein sehr einfaches Werkzeug, welches alle meine Anforderungen zu 98% erfüllt:

1. Verfügbarkeit 100%

   Natürlich gehöre auch ich als Experte für Selbst- und Zeitmanagement nicht zu den Menschen, die Ihnen raten werden immer verfügbar zu sein. Aber darum geht es mir hier nicht, denn das ist meiner Meinung nach eher eine Frage der eigenen inneren Einstellung denn eine Frage der Tools, die Sie nutzen.

   Mir geht es dabei darum, dass ich meine Ideen, Gedanken und Überlegungen jederzeit und an jedem Ort niederschreiben kann! Damit brauche ich mich nicht sorgen, dass ich etwas vergesse und habe ein deutlich entspannteres Leben!

   Diese Möglichkeit habe ich mit Evernote auf Smartphones, Microsoft- wie auch auf Apple-Geräten oder direkt über das Internet – ich persönlich nutze die Software auf meinem Laptop und auf meinem Smartphone; die beiden Dinge, welche ich eigentlich immer bei mir habe:
   wenn ich arbeite, mache ich dies in aller Regel am Laptop und bin mit zwei Klicks genau da, wo ich etwas notieren möchte. Das Smartphone habe ich, wie wahrscheinlich die meisten Menschen heutzutage, eigentlich immer bei mir – wobei ich es auch immer einmal wieder auf Lautlos schalte, um nicht erreichbar zu sein und Ruhe zu haben.

   Sowohl Laptop als auch Smartphone synchronisieren sich in kurzen Abständen regelmäßig, so dass ich immer auf dem aktuellsten Stand bin egal welches Gerät ich wann benutze. Das Problem einer fehlenden Internetverfügbarkeit löst Evernote, indem eine off-line-Bearbeitung ohne Probleme möglich ist und bei der nächsten Netzverfügbarkeit automatisch wieder synchronisiert wird.

   Lediglich bei einer gleichzeitigen off-line-Bearbeitung derselben Notiz z.B. auf dem Smartphone und dem Laptop werde ich vom System aufgefordert zu entscheiden, welches der letzte Stand ist. Das kommt allerdings jeden Monat nur wenige Male vor und ist schnell gemacht.
    

2. Individuelle Einrichtung

   Durch eine dem Windows-Explorer oder anderen Datei-Managern ähnlichen Datenstruktur ist die Verwaltung aller Notizen und Aufzeichnungen so gestaltbar, wie es für mich richtig ist. Das heißt ich kann die Struktur meiner Aufgaben und Notizen so wählen, wie es für mich individuell am geeignetsten ist.

   Das ist für mich eine andere wichtige Grundvoraussetzung, weil grade im Bereich Selbst- und Zeitmanagement neben einigen Prinzipien die individuelle Gestaltung eines der wichtigsten Erfolgskriterien ist – Sie werden ein System nur dann erfolgreich nutzen, wenn es Ihren persönlichen Anforderungen gerecht wird – also gestalten Sie es so individuell wie möglich!
    

3. Einfache Bedienbarkeit

   Evernote ist im Wesentlichen ein elektronisches Notizbuch, welches sich sehr einfach und intuitiv bedienen lässt. Es benötigt keinerlei umfangreiche Einführung und man kann eigentlich loslegen sobald es installiert ist.

   Die Notizen kann ich in drei Ebenen organisieren, welche sich bei Evernote von der Struktur „Notizbuchstapel“; „Notizbuch“ und „Notiz“ nennen. Selbstverständlich alle mit individuellen Namen bezeichenbar. Diese Sortiertiefe ist meiner Meinung nach optimal, um mir die Struktur zu geben, welche ich benötige, ohne durch eine Weiterverzweigung unnötige Komplexität entstehen zu lassen.

   Darüber hinaus wird das Tool wird regelmäßig weiterentwickelt und um verschiedene Features ergänzter hinaus wird das. So gibt es auch bei Evernote mittlerweile erweiterte Möglichkeiten wie z.B. die Verwendung von Tags. Allerdings wird ist die Grundstruktur weiterhin einfach und intuitiv bedienbar (weitere interessante Funktionalitäten habe ich unter dem letzten Punkt aufgeführt).
    

4. Verarbeitungsgeschwindigkeit

   Die Verarbeitungsgeschwindigkeit ist genauso wie ich mir das vorstelle: ein Klick oder eine Berührung und ich bin in der richtigen Notiz und kann sofort lesen oder schreiben – großartiges Warten, Hochladen oder Synchronisieren bevor ich loslegen kann entfällt praktisch komplett.

   Lediglich in wenigen Ausnahmefällen, wenn ich auf dem Smartphone mit Fotos oder Bildern in Notizen arbeite oder wenn ich mit seitenlangen Notizen arbeite dauert es einige Sekunden, was mir persönlich zu lange ist – also beschränke ich Fotos und Bilder auf ein absolutes Minimum und halte meine Notizen übersichtlich. Letzteres entspricht sowieso meiner Philosophie der Einfachheit, so dass ich damit eher einen erzieherischen Effekt habe …
    

5. Nutzung von Checklisten

   Evernote bietet eine sehr einfache Methodik für Checklisten an, welche Stichpunkte per Bullet-Point hervorheben und durch anklicken als erfüllt oder offen darstellen lassen.
   Diese nutze ich für alle sich wiederholenden Vorgänge z.B. sich wiederholende Arbeitsvorgänge wie Seminarvorbereitungen, unterschiedliche Pack- oder Einkaufslisten und ähnliches.
    

6. Weitere Funktionalitäten und Kosten

   Die Funktionalität welche ich über die Basisfunktionen hinaus wahrscheinlich am Meisten nutze ist die Suchfunktion, welche sogar PDF-Dokumente durchsucht. Ich kann entscheiden, ob ich in einem bestimmten Ordner oder Notiz suchen möchte. Allerdings ist die Suchgeschwindigkeit so gut und schnell, dass ich eigentlich ausnahmslos über alle Inhalte suche und ich verwalte mittlerweile über 700 Einzelnotizen in Evernote!

   Weitere Funktionalitäten werden regelmäßig aber wie schon erwähnt mit Augenmaß ausgebaut: so zum Beispiel eine Web-Clipper-Funktion, welche es erlaubt, Internetseiten „zu fotografieren“ und in Notizen abzulegen. Bilder oder Fotos können direkt in Notizen eingebaut und markiert oder beschrieben werden. Wenn man im Team arbeitet können Notizen mit anderen Team-Mitgliedern geteilt oder auch gemeinsam bearbeitet werden.
   Eine Diktierfunktion ist verfügbar, wenn man einmal nicht schreiben kann und zum Beispiel im Auto unterwegs ist.

   Die Kosten für die Premium-Version sind mit 5,- Euro im Monat überschaubar. Die Business-Version kostet 10,- Euro im Monat und beinhaltet auch das Teilen von Informationen.

   Aber schon die kostenlose Basisversion beinhaltet die wichtigsten Funktionalitäten und wird auch Ihren Alltag deutlich erleichtern.

   Als Telekom-Kunde haben Sie übrigens die Möglichkeit Evernote-Premium für ein Jahr kostenlos zu nutzen.
    

OUTLOOK und die jederzeitige Verfügbarkeit aller meiner E-Mails, Termine und Kontakte:

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